就活生の皆さん。ずーーーっと就活してると、正直、面接バックレたくなる時って結構ありますよね。面接のキャンセルは誰もが経験する可能性のある状況だと思います。私自身、体調不良や気乗りしない、ダブルブッキングの発生などで急遽面接をキャンセルしなければならなかったことがあります。そのとき、適切な面接キャンセルメールの書き方や送るタイミングに悩みました。この経験から、就職/転職活動中の方々にとって役立つ情報をお伝えしたいと思います。
この記事では、面接キャンセルの適切な方法と、状況別のメール例文を紹介します。また、選考辞退の際のマナーや、面接断りメールを送った後の対応についても触れていきます。これらの情報は、予期せぬ事態で面接に行けなくなった時に、スムーズに対応するのに役立つでしょう。
面接キャンセルのタイミングと方法
面接キャンセルを決めたら、できるだけ早く連絡することが大切です。私の経験から、迅速な対応が誠意を示すことにつながると実感しました。
電話での連絡方法
面接日の前日や当日にキャンセルする場合は、電話での連絡が望ましいです。私は一度、体調不良で当日キャンセルせざるを得なくなった時、すぐに電話をしました。
電話をかける際は、以下の点に気をつけましょう：
• 企業の営業時間内に連絡する • 始業直後や終業直前、昼休みは避ける • 電波の良い静かな場所から掛ける • 簡潔に要件を伝える準備をしておく
担当者が不在の場合は、伝言をお願いするか、かけ直す時間を確認しましょう。
メールでの連絡方法
面接日の2日以上前であれば、メールでの連絡も問題ありません。私は転職活動中、他社から内定をもらい、メールで面接キャンセルの連絡をしたことがあります。
メールを送る際のポイントは：
• 件名を明確に（例：「面接辞退のご連絡」） • 簡潔に辞退の旨と理由を伝える • お詫びと感謝の言葉を忘れずに • 企業の営業時間内に送信する
メールを送っても返信がない場合は、電話で確認するのが良いでしょう。
キャンセル可能な期限
基本的に、面接キャンセルに決まった期限はありません。しかし、面接日が近づくほど、企業側の準備も進んでいるため、できるだけ早く連絡することが重要です。
私の体験では、以下のようなタイミングで連絡しました：
• 面接日の1週間前：メールで連絡 • 面接日の2〜3日前：メールと電話の両方で連絡 • 面接日の前日や当日：必ず電話で連絡し、その後メールでも送信
特に、面接当日のキャンセルは企業に大きな迷惑をかけることになります。やむを得ない場合を除き、避けるべきです。
面接キャンセルの理由は、詳しく説明する必要はありません。「一身上の都合」や「他社から内定をいただいた」など、簡潔に伝えれば十分です。
最後に、面接キャンセルを決める前に、本当にその選考を諦めて良いか熟考することが大切です。一度キャンセルすると、再度その企業の選考に参加できないことが多いからです。
面接キャンセルは避けられない状況もありますが、誠意を持って対応することで、社会人としてのマナーを示すことができます。迅速かつ丁寧な連絡を心がけ、企業への配慮を忘れないようにしましょう。
面接キャンセルメールの書き方
面接キャンセルメールを書く際は、丁寧さと簡潔さのバランスが重要です。私も転職活動中に面接キャンセルメールを送る機会がありましたが、適切な書き方を知っていることで、スムーズに対応できました。ここでは、面接キャンセルメールの基本的な構成と注意点を紹介します。
件名の付け方
件名は、メールの内容が一目で分かるように付けることが大切です。私の経験では、「面接辞退のご連絡／氏名」のような形式が効果的でした。例えば、「面接辞退のご連絡／求人 太郎」というように、自分の名前を入れることで、誰からのメールかすぐに分かるようにします。
「面接の件」などの曖昧な表現は避け、面接を「辞退する」旨が明確に伝わるようにしましょう。これにより、企業の担当者が内容を素早く把握できます。
本文の構成
本文は、以下の順序で構成すると分かりやすくなります：
- 宛名：企業名、担当部署、担当者名を正式名称で記載します。
- 自己紹介：自分の名前と、面接の約束に対するお礼を述べます。
- 面接辞退の旨：一身上の都合により辞退する旨を簡潔に伝えます。
- お詫びと感謝：迷惑をかけたことへのお詫びと、選考の機会への感謝を述べます。
本文を書く際は、できるだけ簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。長々と書くと、かえって失礼な印象を与える可能性があります。
私が実際に送った面接キャンセルメールの例を紹介します：
株式会社○○ 人事部 採用担当者様
先日、面接のご連絡をいただきました求人 太郎と申します。
その節は、誠にありがとうございました。
○月○日に面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような形となり誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐縮ですが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来であれば直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
この例のように、辞退の理由は「一身上の都合により」と簡潔に述べるだけで十分です。詳しい説明は不要です。
署名の書き方
メールの最後には必ず署名を入れましょう。署名には以下の情報を含めます：
- 氏名（フルネーム）
- 大学名（学生の場合）
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
署名の例：
---------------------
求人 太郎
〒100-XXXX 東京都中央区△△X-X-X
電話番号：***-****-****
メール：******@***.com
---------------------
署名の上下に線を引くと、本文との区別がつきやすくなります。また、苗字や名前の読み方が特殊な場合は、ふりがなを添えると親切です。
面接キャンセルメールを送る際は、これらのポイントを押さえつつ、丁寧な文章で送ることが大切です。私の経験上、このような構成で面接キャンセルメールを送ることで、企業側に誠意が伝わり、良好な関係を維持できました。
状況別の面接キャンセルメール例文
面接キャンセルのメールを書く際には、状況に応じて適切な文面を選ぶことが大切です。ここでは、よくある3つの状況別に面接キャンセルメールの例文を紹介します。
他社から内定をもらった場合
他社から内定をもらい、そちらに入社することを決めた場合は、正直にその旨を伝えるのが良いでしょう。以下は、他社から内定をもらった場合の面接キャンセルメールの例文です。
件名：面接辞退のご連絡（○○大学 ○○○○）
株式会社○○○
人事部 △△様
お世話になっております。○○大学の○○○○です。
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております。
申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、そちらに入社することを決断したため、次回選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中で選考を進めていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。
身勝手な申し出で大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
○○ ○○（氏名）
〒○○○―○○○○
○○県○○市○○町0-0-0
電話：090-0000-0000
e-mail：0000＠000.jp
この例文では、他社から内定をもらったことを率直に伝えつつ、選考を進めていただいたことへの感謝の気持ちも忘れずに表現しています。
体調不良の場合
体調不良で面接キャンセルをする場合は、その旨を簡潔に伝え、可能であれば日程変更をお願いするのが良いでしょう。以下は、体調不良の場合の面接キャンセルメールの例文です。
件名：面接日程の調整のお願い（○○大学 ○○○○）
株式会社○○○
人事部 △△様
お世話になっております。○○大学の○○○○です。
本日○時より面接予定でしたが、数日前から体調を崩し、現在も熱が下がっていないため、本日の面接をキャンセルさせていただきたくご連絡差し上げました。
お時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
大変恐縮なのですが、できましたら再度面接日を設定していただきたく存じます。御社のご都合に従いますので、ご検討いただけますと幸いです。
以下の日程であれば伺うことが可能です。
・○月○日（○）午後
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）午前
上記以外の日程でも、可能な限り貴社のご都合に従います。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
○○ ○○（氏名）
〒○○○―○○○○
○○県○○市○○町0-0-0
電話：090-0000-0000
e-mail：0000＠000.jp
この例文では、体調不良の状況を簡潔に説明し、面接の日程変更をお願いしています。また、候補日を提示することで、企業側の日程調整の負担を軽減する配慮も示しています。
家庭の事情の場合
家庭の事情で面接をキャンセルする場合は、詳細な説明は避け、「一身上の都合」という表現を使うのが適切です。以下は、家庭の事情の場合の面接キャンセルメールの例文です。
件名：面接辞退のご連絡（○○大学 ○○○○）
株式会社○○○
人事部 △△様
お世話になっております。○○大学の○○○○です。
△月△日◇時より、二次面接のお約束をいただいております。
私事で誠に恐縮ですが、家庭の事情により、一身上の都合で就業が困難となってしまいました。つきましては、今回の選考を辞退させていただきたく思います。
これまでの選考も含め、お時間を割いていただいていたなかで、個人的な都合により誠に申し訳ありません。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
○○ ○○（氏名）
〒○○○―○○○○
○○県○○市○○町0-0-0
電話：090-0000-0000
e-mail：0000＠000.jp
この例文では、家庭の事情を「一身上の都合」という表現で簡潔に伝え、詳細な説明は避けています。また、選考に時間を割いていただいたことへの感謝と謝罪の気持ちも表現しています。
面接キャンセルメールを送る際は、状況に応じて適切な文面を選び、誠意を持って丁寧に伝えることが大切です。また、可能な限り早めに連絡することで、企業側の負担を軽減することができます。面接断りメールや選考辞退の連絡をする際も、同様の配慮が必要です。
転職活動中に面接キャンセルや選考辞退をする場合も、これらの例文を参考にしながら、自分の状況に合わせて適切なメールを作成しましょう。誠実な対応は、将来的な関係構築にもつながる可能性があります。
面接キャンセル後の対応と注意点
面接キャンセル後の対応は、今後のキャリアに影響を与える可能性があるため、慎重に行う必要があります。私自身、一度面接をキャンセルした経験がありますが、その後の対応によって、企業との関係を良好に保つことができました。ここでは、面接キャンセル後の適切な対応と注意点について、具体的に説明していきます。
企業からの返信への対応
面接キャンセルのメールを送った後、企業から返信があった場合は、迅速かつ丁寧に対応することが重要です。私の経験では、以下のような点に気をつけることで、良好な関係を維持することができました。
- 感謝の気持ちを伝える：企業側の理解に感謝の意を表すことで、誠意を示すことができます。
- 再度のお詫び：面接キャンセルによって生じた不便に対して、改めてお詫びの言葉を述べましょう。
- 今後の可能性を残す：将来的な機会があれば、再度応募させていただきたい旨を伝えることで、ドアを閉ざさないようにします。
例えば、次のような返信を心がけると良いでしょう。
○○様
この度は面接キャンセルについてご理解いただき、誠にありがとうございます。
改めまして、急なキャンセルによりご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今回は残念ながら面接に伺うことができませんでしたが、貴社には大変興味があります。
今後、機会がございましたら、ぜひ再度応募させていただきたく存じます。
お忙しい中、ご対応いただき重ねて感謝申し上げます。
敬具
○○ ○○（氏名）
このような対応をすることで、企業側に誠意が伝わり、将来的な可能性を残すことができます。
再応募の可能性
面接キャンセル後に再応募を考える場合、いくつかの点に注意する必要があります。私も一度、面接をキャンセルした企業に再応募したことがありますが、以下の点に気をつけることで、無事に選考を受けることができました。
- 時期の見極め：面接キャンセルから再応募までの適切な期間を見極めることが重要です。一般的には、少なくとも3〜6ヶ月程度の期間を空けることが望ましいでしょう。
- 再応募の理由の明確化：なぜ再応募するのか、前回のキャンセルからどのように考えが変わったのかを明確に説明できるようにしておきましょう。
- スキルや経験の向上：前回の応募時から、自身のスキルや経験がどのように向上したかをアピールできるようにしておくことが大切です。
- 誠意の伝達：再応募の際は、前回のキャンセルに対する謝罪と、今回の応募に対する強い意欲を伝えることが重要です。
再応募を検討する際は、以下のような文面でアプローチすると良いでしょう。
件名：再応募のご相談（○○大学 ○○○○）
○○株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。○○大学の○○○○と申します。
以前、貴社の面接をキャンセルさせていただいた者です。
この度、改めて貴社に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
前回は○○の理由により面接をキャンセルしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
その後、○○のような経験を積み、○○のスキルを身につけました。
そして、改めて貴社の○○事業に大変興味を持ち、ぜひ貢献したいと考えるようになりました。
つきましては、再度応募の機会をいただけないでしょうか。
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
○○ ○○（氏名）
〒○○○―○○○○
○○県○○市○○町0-0-0
電話：090-0000-0000
e-mail：0000＠000.jp
このように、前回のキャンセルに対する謝罪と、再応募に至った経緯を丁寧に説明することで、企業側の理解を得やすくなります。
キャリアプランの見直し
面接キャンセル後は、自身のキャリアプランを見直す良い機会です。私も面接キャンセルを経験した後、改めて自分のキャリアについて深く考え、結果的により良い方向性を見出すことができました。以下の点に注目して、キャリアプランを見直すことをおすすめします。
- 志望動機の再確認：なぜその企業や職種に興味を持ったのか、改めて考え直してみましょう。本当に自分に合っているのか、もう一度検討する機会になります。
- スキルの棚卸し：現在の自分のスキルを客観的に評価し、足りないスキルは何かを明確にしましょう。それによって、今後の学習や経験の積み方が見えてきます。
- 長期的なビジョンの設定：5年後、10年後の自分のキャリアをイメージし、そこに向かうためにはどのような経験やスキルが必要かを考えましょう。
- 業界研究の深化：志望業界について、より深く調査してみましょう。業界の動向や将来性を理解することで、自分のキャリアプランをより具体的に描くことができます。
- ネットワーキングの強化：業界の先輩や専門家との交流を増やし、より多くの情報や視点を得ることで、キャリアプランの幅を広げることができます。
キャリアプランの見直しは、以下のような手順で行うと効果的です。
- 現状分析：現在の自分のスキル、経験、興味を書き出します。
- 目標設定：短期的（1〜2年）、中期的（3〜5年）、長期的（5年以上）な目標を設定します。
- ギャップ分析：現状と目標のギャップを明確にし、そのギャップを埋めるために必要なアクションを洗い出します。
- アクションプラン作成：具体的なアクションプランを作成し、実行していきます。
- 定期的な見直し：3〜6ヶ月ごとにプランを見直し、必要に応じて修正します。
このようなプロセスを通じて、自身のキャリアプランを見直すことで、より明確な方向性を持って転職活動や自己啓発に取り組むことができます。
面接キャンセル後の対応は、単なる謝罪で終わらせるのではなく、自身のキャリアを見つめ直す機会として捉えることが大切です。企業からの返信への適切な対応、再応募の可能性の検討、そしてキャリアプランの見直しを通じて、より良い転職先や職場環境を見つけることができるでしょう。
最後に、面接キャンセルはできる限り避けるべきですが、やむを得ない事情で発生してしまった場合は、誠意を持って対応し、その経験を今後のキャリアに活かしていくことが重要です。転職活動は長い道のりですが、一つ一つの経験を大切にしながら、自分にとって最適な道を見つけていってください。
結論
面接キャンセルは避けたいものですが、時には避けられない状況もあります。私自身の経験から、丁寧な対応と迅速な連絡が大切だと実感しました。状況に応じた適切なメール例文を参考にしつつ、誠意を持って対応することで、企業との良好な関係を保つことができるでしょう。
キャンセル後は自分のキャリアプランを見直す良い機会です。私も一度立ち止まって考えることで、より明確な目標を持てるようになりました。この記事の他のセクションも参考にしながら、自分に合った転職先を見つけてください。転職活動は長い道のりですが、一つ一つの経験を大切にしながら、最適な道を見つけていってくださいね。